Деловое письмо на английском
Учим вместе

Пишем деловое письмо на английском

Деловое письмо на английском может быть нужным по работе. В таком случае особенно важно понимать его структуру, ведь она имеет иной характер, чем письмо другу. Важно руководствоваться некоторыми правилами.

Деловое письмо на английском: нам еще нужны письма?

В современном мире люди стали больше общаться по скайпу, телефону, а письма друзьям приобрели несколько иной формат. Но, полностью они не исчезли. Их ценность носит скорее профессиональный характер и нужны они больше для работы. Это может быть сопроводительное письмо, жалоба на сотрудника, клиента и многое другое.

Как не упасть в грязь лицом и написать письмо с правильным текстом и хорошей структурой? Давайте разберем по полочкам, какие компоненты с точки зрения деловой этики должно иметь деловое письмо на английском языке:

  • грамотная письменная речь;
  • лаконичность;
  • четкость;
  • правильная структура;
  • вежливость и чувство такта (даже если это претензия или жалоба);
  • формируется из абзацев с одинарным отступом;
  • сам текст выравнивают по левому краю.

При необходимости написать ответ на подобное письмо, старайтесь соответствовать уровню адресата. Не впадайте в крайности и не употребляйте нелитературную лексику, просторечия, не игнорируйте правильную структуру оформления.

Деловое письмо на английском: структура делового письма

Структура – скелет, который должен иметь место в деловой переписке, дабы поддерживать ее официальный характер. Пренебрегая хотя бы один из пунктов, можно оказаться невежливым/некультурным.

Адрес

Адрес отправителя (адресата) пишут в правом верхнем углу. Можно пренебречь номером телефона или e-mail, но они не будут лишними, к тому же допускаются в деловой переписке.

Ниже, но уже в левой колонке пишут адрес получателя (адресанта). Формат соблюдается от меньшего к большему (№ квартиры, этаж, дом, улица, город, индекс, страна).

Ниже можно ознакомиться с примером делового письма на английском.

Пример делового письма

Дата

Дату можно располагать в вольной форме (выше, ниже адресата, слева, справа). Ее можно написать прописью (именно так рекомендуется во избежании разных недопониманий) или цифрами. Стоит отметить, что в США изначально пишется месяц/ число / год, а в Великобритании число/месяц/год.

В целом формат даты может иметь следующую структуру (на примере 5 мая 2017 года):

5 May 2017, 5-th May 2017, 05/05/2017, 5/05/2017.

Обращение (приветствие)

В обращении мы можем назвать имя, а также (если не знаем его) обобщить до титула человека:

  • Sir – обращение к мужчинам (по работе, учителю, преподавателю);
  • Mister (Mr.) – к мужчинам в общем;
  • Madam — к женщинам (по работе);
  • Miss (к учительнице, преподавателю женщине);
  • Missis — употребляем по отношению к замужней женщине, Miss – к незамужней.

Эти ранги не всегда можно встретить именно в такой формулировке, но зачастую их используют так. Зная имя адресата, можно написать, к примеру Dear Sir William, без знаний – все тоже, но без имени.

Обращаясь к женщине, лучше не подчеркивать ее семейный статус (такая уж традиция, что это считается не корректно в последнее время). Нейтральная форма – Ms: Dear Ms Williams.

Также важно использовать ученую степень, звание, если есть: Dr (doctor), Prof (professor).

Обращение (приветствие)

Правила для пунктуации изменились и современный английский не требует точек после сокращенных обращений (Mr, Ms etc). Обязательно ставте запятую после Обращения в целом.

Dear Ms Jackson, would you..?

Первое положительное впечатление лучше всего выиграть, употребив точную форму обращения. Если вы сделали опечатку – на вас посмотрят под другим взглядом.

Заключение

В конце хорошо бы добавить фразу «faithfully your…», “truly yours…”, “yours sincerely”, “best regards”, “with best wishes” и т. д.

В конце можно добавить свою подпись (signature), если того требует форма. Но, более обязательным атрибутом ваше имя (фамилия при надобности). При желании стоит указать предпочительную для вам форму обращения.

Kate Williams (Ms)

Общая структура делового письма на английском

  • В первом абзаце описывают саму суть – кратко и лаконично. Избегайте лишней информации, здесь она буде тни к месту.
  • Дальше по списку следует более конкретно описать суть вашего запроса, жалобы и т. д. Деловые письма на английском – это ни ваш душевный порыв, них не стоит описывать все ваши опасения и другую лишнюю инормацию. Помните: краткость – сестра таланта.
  • Последний абзац- по сути призыв к действию адресата или просьба. Старайтесь конкретно указать о ваших намерениях.

Факторы риска испортить впечатление, когда пишем деловое письмо на английском

  1. Забудьте о жаргонах, разговорных просторечиях и диалектизмах;
  2. используйте понятную литературную и вежливую речь. Избегайте неуместных сокращений (fab, you 2 etc);
  3. используйте нейтральную лексику, а не эмоционально окрашенную (awesome, majestic, superior).
  4. избегайте фразеологизмов;
  5. не употребляйте фразовые глаголы, ведь их используют чаще в разговорном стиле;
  6. двоякие фразы могут иметь разную трактовку. Лучше прибегнуть к понятным предложениям.

Распостраненные ошибки в деловом письме на англиском языке

Сколько бы мы не рассматривали правила написания, а ошибки будут. Так, чаще всего допускают следующие:

  • отсуствие обращения;
  • обращение, без правильного титула;
  • ошибки в оформлении, структуре;
  • переизбыток предлогов;
  • слишком большое письмо;
  • длинные предложения с разными придаточными формами;
  • некорректное прощание (see you, XOXO);

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 0 / 5. Количество оценок: 0

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

2 комментария

  • add_filter('comment_form_default_fields', 'unset_url_field'); function unset_url_field($fields){ if(isset($fields['url'])) unset($fields['url']); return $fields; }
    Мирена Нижний Новгород

    После указания своего имени вы можете написать постскриптум: на новой строке напишите P.S. и предложение, которое забыли поставить в основной текст письма. Казалось бы, в электронном письме на английском языке можно просто вставить забытое предложение в текст, зачем же нам постскриптум? Наша психика устроена так, что лучше всего мы запоминаем первый и последний кусок информации, так что вы можете намеренно «забыть» указать что-то важное в теле письма и вынести это в постскриптум.

  • add_filter('comment_form_default_fields', 'unset_url_field'); function unset_url_field($fields){ if(isset($fields['url'])) unset($fields['url']); return $fields; }
    Женя Белоусов

    Хотите подчеркнуть важность какой-то информации? НЕ НУЖНО ИСПОЛЬЗОВАТЬ ВЕРХНИЙ РЕГИСТР (Caps Lock), иначе у получателя письма может возникнуть ощущение, что на него кричат. Выделите жирным важные моменты, и они уж точно не останутся незамеченными.

Оставить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *